Emprendedor, ¿Quieres maximizar tu productividad? Consejos para ti
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Todos queremos - y necesitamos - aumentar el rendimiento. No solo en lo personal, sino en la organización.
Descubre cómo la tecnología puede apoyarte. Estas recomendaciones pueden maximizar tu productividad personal y la de tu emprendimiento. Aplícalas y obtendrás mejores resultados.
1. Gestiona tu tiempo.
Usa el Principio de Pareto para identificar y centrarte en las actividades de alto rendimiento, con lo cual mejorarás tu productividad.
Estas herramientas tecnológicas te pueden ayudar a aplicar el Principio de Pareto en la gestión del tiempo.
• Herramientas de seguimiento del tiempo: Pueden ayudarte a registrar cuánto tiempo pasas trabajando en diferentes tareas. Identificarás cuáles son tus actividades de alto rendimiento y cuáles consumen tu tiempo sin producir resultados. Entre ellas están: RescueTime, Toggl y Time Doctor.
• Herramientas de gestión de tareas: Pueden ayudarte a organizar y priorizar tus tareas. Así te asegurarás de trabajar en las tareas más importantes y que estás progresando hacia tus objetivos. Entre ellas están: Todoist, Asana y Trello.
• Herramientas de análisis de datos: Pueden ayudarte a analizar los datos recopilados por las herramientas de seguimiento del tiempo y de gestión de tareas. Con ello, identificarás tendencias y patrones para mejorar tu productividad. Entre ellas tenemos: Tableau, Power BI y Google Analytics.
Con ellas aplicas el Principio de Pareto de varias maneras.
Por ejemplo, puedes identificar tus actividades de alto rendimiento. Al registrar cuánto tiempo pasas trabajando en diferentes tareas, puedes determinar cuáles producen los resultados más importantes.
2. Prioriza tareas.
Utiliza un sistema como la Matriz de Eisenhower para categorizar las tareas.
Hay varias herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a crear una Matriz de Eisenhower.
• Herramientas de gestión de tareas: Muchas herramientas de gestión de tareas incorporan una función de Matriz de Eisenhower. Esto te permite clasificar fácilmente tus tareas en función de su importancia y urgencia.
• Herramientas de productividad: Algunas herramientas de productividad, como Forest y PomoDoneApp, también incluyen una función de Matriz de Eisenhower. Esto te puede ayudar a priorizar tus tareas y concentrarte en las más importantes.
• Herramientas de hojas de cálculo: También puedes crear una Matriz de Eisenhower en una hoja de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets. Esto te da la flexibilidad de personalizar la Matriz según tus necesidades.
La mejor herramienta para ti dependerá de tus necesidades específicas. Si ya estás usando una herramienta de gestión de tareas o de productividad, es posible que tenga una función de Matriz de Eisenhower incorporada. Si no, puedes usar una herramienta de hojas de cálculo para crear tu propia Matriz.
3. Establece objetivos claros y medibles.
Con ello se establece lo que estás tratando de lograr y puedes desarrollar un plan para alcanzarlo. Los objetivos medibles te permiten realizar un seguimiento del progreso y ajustar el plan según sea necesario.
Las herramientas tecnológicas que pueden apoyar esta recomendación son:
• Herramientas de planificación y gestión de proyectos: Permiten a los emprendedores establecer objetivos, crear planes de acción y realizar un seguimiento del progreso. Algunos ejemplos son Trello, Asana y Monday.com.
• Herramientas de gestión de tiempo: Ayudan a los emprendedores a priorizar sus tareas y administrar su tiempo de manera eficaz. Algunos ejemplos son RescueTime, Todoist y Focus Booster.
4. Agrupa tareas similares por lotes.
El procesamiento por lotes es una técnica de gestión del tiempo que consiste en agrupar tareas similares para reducir el tiempo que lleva cambiar entre diferentes tareas.
Al agrupar tareas similares se reduce el número de veces que se debe cambiar de contexto, ya que estarás familiarizado con los pasos necesarios para realizar cada tarea, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo.
Hay varias maneras de agrupar tareas por lotes. Una es agrupar tareas por tipo. Por ejemplo, podrías agrupar todas las tareas de marketing, todas las tareas de ventas y todas las tareas administrativas.
Otra forma es agruparlas por prioridad. Por ejemplo, podrías agrupar todas las tareas urgentes, todas las tareas importantes y todas las tareas menos urgentes.
También pueden agruparse por fecha o plazo. Por ejemplo, podrías agrupar todas las tareas que vencen el próximo lunes, todas las tareas que vencen el próximo mes y todas las tareas que vencen en el próximo trimestre.
Algunas de estas herramientas tecnológicas pueden ayudarte a agrupar tareas por lotes:
• Herramientas de gestión de tareas: Muchas herramientas de gestión de tareas te permiten crear listas de tareas y organizarlas por tipo, prioridad, fecha o plazo.
• Herramientas de automatización: Te permiten automatizar tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos, la actualización de datos y la publicación de contenido en redes sociales. Esto puede liberarte tiempo para concentrarte en tareas más importantes.
• Herramientas de calendario: Te permiten ver tus tareas y citas en un calendario. Esto puede ayudarte a ver cómo encajan las tareas en tu horario y a evitar programar demasiadas tareas para un solo día.
5. Delega con sabiduría.
Delegar tareas libera tu tiempo y contribuye al desarrollo personal y profesional de tu equipo.
Las herramientas tecnológicas que pueden apoyarte con esta recomendación son:
• Herramientas de gestión de proyectos: Permiten a los emprendedores asignar tareas a otros miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso. Algunos ejemplos son Trello, Asana y Monday.com.
• Herramientas de comunicación: Permiten a los emprendedores comunicarse con otros miembros del equipo de forma eficaz. Algunos ejemplos son Slack, Microsoft Teams y Google Workspace.
6. Elimina las distracciones
Las distracciones pueden ser un obstáculo para la productividad. Eliminando las distracciones puedes concentrarte en las tareas que tienes entre manos y aumentar tu productividad.
Las herramientas tecnológicas que pueden apoyarte en esta recomendación son:
• Bloqueadores de distracciones: Estos programas bloquean las aplicaciones y sitios web que pueden ser una distracción. Algunos ejemplos son Freedom, Cold Turkey y SelfControl.
• Herramientas de concentración: Ayudan a los emprendedores a concentrarse en una tarea a la vez. Algunos ejemplos son Forest, PomoDoneApp y Focus@Will.
7. Automatiza tareas repetitivas
Las tareas repetitivas pueden ser una pérdida de tiempo. Al automatizar estas tareas, puedes liberar tu tiempo para concentrarte en tareas más importantes.
Existen herramientas de automatización que permiten a los emprendedores automatizar tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos, la actualización de datos y la publicación de contenido en redes sociales. Algunos ejemplos son: Zapier, IFTTT e Integromat.
8. Toma descansos regulares
Es importante tomar descansos regulares para evitar el agotamiento. Cuando estás cansado, existe la propensión a cometer errores.
Las herramientas tecnológicas que pueden apoyarte con esta recomendación son:
• Herramientas de gestión del tiempo: Pueden ayudar a los emprendedores a programar descansos regulares en su horario. Algunos ejemplos son RescueTime, Todoist y Focus Booster.
• Herramientas de productividad: Pueden ayudar a los emprendedores a mantenerse motivados y productivos. Algunos ejemplos son Forest, PomoDoneApp y Focus@Will.
9. Gestiona el estrés
El estrés puede ser un obstáculo para la productividad. Al gestionar el estrés, puedes mejorar tu productividad y tu salud general.
Las herramientas tecnológicas que te pueden apoyar en esta recomendación son:
• Herramientas de meditación: Pueden ayudar a los emprendedores a reducir el estrés y la ansiedad. Algunos ejemplos son: Headspace, Calm y Insight Timer.
• Herramientas de relajación: Pueden ayudar a los emprendedores a relajarse y recargar energías. Algunos ejemplos son Yoga Studio, 7- Minute Workout y Headspace Sleep.
10. Duerme lo suficiente
El sueño permite al cuerpo revitalizarse, renovarse y reponerse. Ayuda a que tu sistema inmunitario funcione mejor, y te mantiene mentalmente alerta.
Las herramientas tecnológicas que pueden ayudarte con esta recomendación son:
• Herramientas de seguimiento del sueño: Ayudan a los emprendedores a comprender sus patrones de sueño y asegurarse de dormir lo suficiente. Algunos ejemplos son Sleep Cycle, SleepScore y SnoreLab.
• Herramientas de relajación para antes de dormir: Ayudan a los emprendedores a relajarse y prepararse para dormir. Algunos ejemplos son Calm, Headspace y Insight Timer.
11. Cuida tu salud física
La salud física es esencial para la productividad. Cuando estás sano, tienes más energía y es más probable tener éxito.
Las herramientas tecnológicas que pueden apoyarte con esta recomendación son:
• Herramientas de seguimiento de la actividad física: Pueden ayudar a los emprendedores a mantenerse activos y saludables. Algunos ejemplos son: Fitbit, Apple Watch y Samsung Galaxy Watch.
• Herramientas de recetas saludables: Pueden ayudar a los emprendedores a preparar comidas saludables. Algunos ejemplos son: MyFitnessPal, Mealime y Pinterest.
Conclusiones
Para un emprendimiento que se encuentre en sus inicios, resulta de particular importancia considerar todos los factores necesarios para aumentar la productividad, porque de esta manera se asegura un despegue más acelerado y una mayor capacidad para sobrepasar a sus competidores.
De igual forma, ser el fundador de un emprendimiento implica una gran carga de trabajo, que puede ser muy absorbente. En Marguitech podemos apoyarlos, asesorándolos en el uso de herramientas tecnológicas que pueden facilitar dicho proceso. ¡Contáctanos!
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